由于美國國家環保局工作郵箱的內容過多，其中有些郵箱里有上百萬封郵件，導致其向Office 365過渡面臨障礙。
該局官員是在和Lockheed Martin以及微軟合作，把25，000名員工的郵箱轉到微軟政府Office 365的過程中發現這一問題的。
Lockheed Martin的環境服務總監Lynn Singleton表示，“美國國家環保局希望盡快完成轉移計劃，但我不確定他們了解這其中的工作量有多大。”
2012年9月，Lockheed Martin正式啟動這項工作，按美國國家環保局的要求，2013年初要完成主要的轉移工作。Singleton表示，轉移工作已于2013年2月的總統日假期完成了。該局使用Office 365后，未來四年合同期內將有望節約1200萬美元。
美國國家環保局為轉移工作做了很多前期準備，花了很大力氣讓員工們意識到轉移工作的重要性，并處理了管理方面的事宜。但讓人意想不到的是，很多超大郵箱的轉移非常困難，這讓環保局和Lockheed Martin都得重新思考如何開展下一步工作。
15年來，美國國家環保局的員工一直在使用IBM的Lotus Notes企業郵箱服務。由于局里對郵箱容量并無限制，因此并不要求對郵件進行刪除和存檔。有些郵箱里有上百萬封郵件。Singleton說，總的來說，郵箱里有各種各樣的信息，大約有90TB的數據。
最初，美國國家環保局希望把所有郵箱及所附帶信息一并轉移到云上。Singleton說：“但這對吞吐量的要求，僅僅從物理限制層面上看，我們就無法操作。”如果按原計劃，那將有可能出現網絡滯后問題。并且，項目團隊認為他們用所選擇的轉移工具無法處理這么大數量的信息。Singleton說，“所以，我們想了各種各樣的辦法來解決這一問題。”
Lockheed Martin團隊把郵箱根據大小分成小型、中型、大型和超大型四類，然后開始清理存檔材料。超大型郵箱大約有700到1200個，因為大附件或其他原因，有些郵箱根本無法轉移。因此，團隊把超過一年以上的帶有大附件和歷史存檔信息的郵箱統統刪除。
除了郵件，轉移工作還涉及與郵件有關的其他元素，如日歷、空間和資源、群組、郵件和數據庫，以及約4500個黑莓手機的轉移。每項內容都需要用一個單獨的轉移工具進行處理。該團隊用的轉移工具來自Quest Software，現在該公司已成為戴爾的一部分。
Singleton說：“必須確保日歷一直在更新，這也是個大問題”。轉移郵件的群組又讓問題變得更加復雜，“我們有16，800個群組需要轉移。”
Singleton說：“我們進行了很多試點。”美國國家環保局的環境信息辦公室同意作為試點案例，這也使得Lockheed Martin有機會把小部分用戶轉移到測試環境中。
為進行測試，Lockheed Martin開始了所謂的“差異化轉移”，即IT團隊把大量郵箱(第一批大約12000個)轉移到多用戶云上，只存儲15天的郵件。然后再把剩下的保留了15天郵件的郵箱轉移過來，但不開啟服務。這讓團隊在總統日假期完成轉移之前有時間檢查郵箱可能出現的問題。
這個辦法減少了需要轉移的郵箱的數量，“而且小批試點也讓大規模轉移工作的結果比較好預測，這對我們的成功起了很大作用。”Singleton表示。
對于那些想盡快完成郵件轉移的機構來說，Singleton建議，經理們要充分意識到實際的轉移過程要比預想的復雜得多。不要以為向云計算轉移只是一次簡單的商業投標。一定要考慮到，相關的工作慣例、工程技術工作和流程等都對成功轉移至關重要。通常來說，機構的經理們都沒有意識到轉移籌備工作的工作量之大。
譯自：2013年3月8日【美國】GCN網站 編譯：工業和信息化部國際經濟技術合作中心 陳蕓蕓
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